beki-kita beki-Institut

Benutzerhandbuch

Stand: April 2026 · Version v1.10.0

← Zurück zur App

Willkommen bei beki-kita

beki-kita ist eine webbasierte Verwaltungssoftware für kleine Kindertageseinrichtungen und Elterninitiativen. Alle Module sind über die linke Seitenleiste erreichbar – je nach Ihrer Rolle sehen Sie nur die für Sie relevanten Bereiche.

🏠

Überblick

Was beki-kita kann

beki-kita deckt den gesamten Alltag einer Kita digital ab: von der Anwesenheitserfassung über Beobachtungen und Portfolios bis hin zu Dienstplänen, Nachrichten und dem Speiseplan. Die Software läuft vollständig im Browser und benötigt keine Installation.

Module im Überblick

  • Kinder – Stammdaten, Einwilligungen, Entwicklungsziele, Portfolio
  • Anwesenheit – Tageserfassung, Morgenempfang (touch-optimiert)
  • Dokumentation – Beobachtungen, Berichte, Protokolle, Eingewöhnungsplan
  • Kommunikation – Pinnwand, Nachrichten, Terminkalender
  • Speiseplan – Wochenübersicht, Mahlzeiten verwalten
  • Mitarbeiter – Dienstplan, Team, Abwesenheiten, Arbeitszeitkonto
  • Auswertungen – Statistiken, CSV-/PDF-Export, Backup
  • DSGVO & Nachweise – Digitale Bestätigungen, Audit-Log
  • Leitungscockpit – Personaldeckung, Qualifikationsmatrix, Träger-KPIs
  • Finanzen – Elternbeiträge, Zahlungsstatus
  • Administration – Benutzerverwaltung, Einstellungen
  • Eltern-Zugang – Aufnahmeformular, Online-Abmeldung, Mein Kind

Systemzugang

Der Zugang erfolgt über den Browser. Nach dem Login werden nur die Bereiche angezeigt, die Ihrer Rolle entsprechen. Passwörter können vom Administrator zurückgesetzt werden.

Tipp: Auf Mobilgeräten kann beki-kita als Web-App zum Homescreen hinzugefügt werden (Browser-Menü → „Zum Startbildschirm").
🔐

Rollen & Rechte

Wer darf was

Rolle Zugang
Admin Vollzugriff auf alle Bereiche inkl. Benutzerverwaltung, Einstellungen und Export
Leitung Wie Admin, ohne Benutzerverwaltung und Systemeinstellungen
Erzieher Kinder, Anwesenheit, Dokumentation, Kommunikation, Dienstplan (eigene Daten)
Eltern Nur „Mein Kind": Profil des eigenen Kindes, heutige Anwesenheit, Termine, Nachrichten
Eltern sehen ausschließlich die Daten ihres eigenen Kindes. Die Verknüpfung wird vom Administrator in der Benutzerverwaltung eingerichtet.
📊

Dashboard

Startseite nach dem Login

Das Dashboard gibt einen sofortigen Überblick über den aktuellen Tag. Es zeigt abhängig von der Rolle unterschiedliche Inhalte:

Mitarbeiter-Ansicht

  • Kinder heute – Anzahl der angemeldeten Kinder
  • Anwesend – Kinder mit Status „anwesend"
  • Neue Beobachtungen – Einträge der letzten 7 Tage
  • Termine diese Woche – bevorstehende Kalendereinträge
  • Willkommens-Banner mit aktuellem Datum und Benutzernamen
  • Abmeldungen-Widget – zeigt heute und demnächst abgemeldete Kinder (Krank/Urlaub/Sonstiges) mit Grund und Zeitraum
  • Produkt-Roadmap (aktueller Entwicklungsstand)

Eltern-Ansicht

  • Status des eigenen Kindes (anwesend / abwesend)
  • Nächster Termin aus dem Kalender
  • Anzahl ungelesener Nachrichten
Badges in der Seitenleiste zeigen ungelesene Nachrichten (✉️), neue Beobachtungen (📓) und bevorstehende Termine (📆) an. Die Badges können in den Einstellungen deaktiviert werden.
👶

Kinderverwaltung

Admin Leitung Erzieher

Unter Kinder → Kinderliste werden alle aktiven Kinder der Einrichtung verwaltet.

Kinderprofil anlegen / bearbeiten

  1. Auf „+ Kind anlegen" klicken oder bei einem bestehenden Kind auf ✏️
  2. Im Modal die fünf Tabs befüllen (s. u.)
  3. „Speichern" klicken

Tab Stammdaten – Pflichtfelder: Vorname, Nachname, Geburtsdatum. Optional: Aufnahmedatum, Gruppe.

Tab Gesundheit – Allergien, medizinische Hinweise, Notfallarzt, Krankenkasse und Versicherungsnummer.

Tab Einwilligungen – Versionierte DSGVO-Einwilligungen mit Ablaufdatum und Versionshistorie (s. u.).

Tab Notfallkontakte – Notfallkontakte mit Abholberechtigungsstatus und vollständigem Historienprotokoll (s. u.).

Versionierte Einwilligungen

Der Tab Einwilligungen verwaltet sechs DSGVO-relevante Einwilligungstypen pro Kind:

  • Foto-Einwilligung – Fotos für interne Dokumentation
  • Veröffentlichung – Fotos/Videos für Website oder Social Media
  • Ausflüge & Exkursionen – Teilnahme außerhalb des Geländes
  • DSGVO-Einwilligung – Speicherung personenbezogener Daten
  • Sonnenschutz – Auftragen von Sonnencreme und Insektenschutz
  • Notfallbehandlung – Ärztliche Versorgung ohne vorherige Rücksprache

Jeder Einwilligungstyp zeigt den aktuellen Status farbcodiert an:

  • Erteilt (grün) – gültige Einwilligung vorhanden
  • Läuft ab (gelb) – Ablaufdatum in weniger als 30 Tagen
  • Abgelaufen (rot) – Ablaufdatum überschritten
  • Widerrufen (rot) – aktiv widerrufen
  • Nicht erfasst (grau) – noch keine Einwilligung hinterlegt

Über ✏️ wird eine neue Version erfasst (Status, Gültigkeitszeitraum, erteilende Person, Notizen). Jede Änderung erzeugt automatisch eine neue Versionsnummer. Über 🕓 ist die vollständige Versionshistorie einsehbar.

Die Einwilligungen sind erst nach dem Speichern des Kindprofils verfügbar.

Abholberechtigungen & Historienprotokoll

Im Tab Notfallkontakte wird für jeden Kontakt festgehalten, ob er zum Abholen des Kindes berechtigt ist. Jede Änderung wird revisionssicher protokolliert.

Funktionen pro Kontakt:

  • 🔓 / 🔒 – Abholberechtigung direkt erteilen oder entziehen (mit Bestätigungsdialog)
  • ✏️ – Kontaktdaten inline bearbeiten (Name, Beziehung, Telefon, E-Mail)
  • 🕓 – Historienprotokoll öffnen: zeigt alle Änderungen mit Zeitstempel und ausführender Person
  • 🗑️ – Kontakt löschen (ebenfalls im Protokoll vermerkt)

Abholberechtigte Kontakte sind grün hervorgehoben. Das Protokoll dokumentiert folgende Aktionen: Angelegt, Aktualisiert, Berechtigung erteilt, Berechtigung entzogen, Gelöscht.

Kontakte können erst nach dem ersten Speichern des Kindprofils hinzugefügt werden.

Tab Betreuungsvertrag

Erfasst die vertraglichen Details der Betreuung:

  • Betreuungsart – Ganztags, Halbtags oder Teilzeit
  • Wochenstunden – vereinbarte Stunden
  • Vertragsbeginn / -ende
  • Kündigungsfrist – Freitext, z. B. „4 Wochen zum Monatsende"
  • Nächste Überprüfung – Datum für die nächste Vertragsprüfung
  • Notizen – freie Anmerkungen

Klick auf „Vertrag speichern" speichert die Daten dauerhaft. Beim erneuten Öffnen werden die Daten automatisch geladen.

Der Vertrag-Tab ist erst nach dem Speichern des Kindprofils verfügbar.

Kind deaktivieren

Über das 🚫-Symbol kann ein Kind deaktiviert werden (z. B. bei Austritt). Das Kind wird aus der aktiven Liste entfernt, bleibt aber in der Datenbank erhalten.

Gruppenübersicht

Unter Kinder → Gruppenübersicht werden alle Kinder nach Gruppen sortiert dargestellt. Jede Karte zeigt den heutigen Anwesenheitsstatus farbcodiert an. Klick auf eine Karte öffnet direkt das Kinderprofil.

Anwesenheit

Admin Leitung Erzieher

Unter Kinder → Anwesenheit wird die tägliche Anwesenheit erfasst. Das Datum kann über das Datumsfeld geändert werden, um vergangene Tage nachzutragen.

Für jedes Kind stehen vier Status-Buttons zur Verfügung:

  • Anwesend
  • 🔴 Abwesend
  • 🤒 Krank
  • 🏖 Urlaub

Die Zusammenfassung oberhalb zeigt die Tagesstatistik (z. B. „8 anwesend · 2 krank").

Morgenempfang

Unter Kinder → Morgenempfang gibt es eine touch-optimierte Ansicht für die schnelle Erfassung beim Eingang. Große Kacheln mit Initialen und Farbkodierung ermöglichen die Eingabe mit einem Tap. Ideal für Tablets an der Eingangstür.

Kinder, die von Eltern online abgemeldet wurden, erhalten ein farbiges Badge auf der Kachel: 🤒 Krank, 🏖 Urlaub oder den eingegebenen Freitext.

Online-Abmeldung durch Eltern

Eltern

Eltern können ihr Kind direkt unter Mein Kind für einen oder mehrere Tage abmelden, ohne anrufen zu müssen.

  1. Im Eltern-Dashboard auf „Mein Kind" wechseln
  2. Im Bereich „Kind abmelden" den Grund wählen: Krank, Urlaub oder Sonstiges (Freitext)
  3. Von- und Bis-Datum eingeben
  4. Auf „Abmelden" klicken

Die Abmeldung ist sofort im Morgenempfang und in der Anwesenheitsliste des Teams sichtbar. Geplante Abmeldungen können von Eltern auch wieder storniert werden.

Das Abmeldungs-Widget auf dem Staff-Dashboard zeigt alle heutigen und zukünftigen Abmeldungen mit Grund und Zeitraum.
📓

Dokumentation

Admin Leitung Erzieher

Beobachtungen

Pädagogische Beobachtungen können pro Kind erfasst werden. Jede Beobachtung enthält Datum, Kind, Kategorie und Freitext. Beobachtungen der letzten 7 Tage werden im Sidebar-Badge gezählt.

Berichte

Entwicklungsberichte, Vorfallsberichte, Medikamentengaben und Eingewöhnungsdokumentationen werden hier strukturiert abgelegt. Die Tabs wählen den jeweiligen Berichtstyp aus.

  • Entwicklungsberichte – periodische Entwicklungsdokumentation
  • Vorfälle – Unfälle, besondere Vorkommnisse
  • Medikamente – verabreichte Medikamente mit Dosierung
  • Eingewöhnung – Eingewöhnungsprotokoll
  • Entwicklungsziele – individuelle Förderziele

Portfolio

Das Portfolio sammelt Fotos, Zeichnungen und andere Dokumente eines Kindes. Einträge werden nach Datum sortiert und können mit einer Beschreibung versehen werden. Der Portfolio-Button (📁) in der Kinderliste öffnet direkt das Portfolio des jeweiligen Kindes.

📌

Kommunikation

Pinnwand

Alle Rollen

Die Pinnwand ist für alle Benutzer sichtbar und dient als schwarzes Brett der Einrichtung. Beiträge können von Mitarbeitern (Admin, Leitung, Erzieher) erstellt und gelöscht werden. Eltern können lesen, aber nicht schreiben.

  • Beiträge werden mit Datum und Autor angezeigt
  • Kategorien und farbige Markierungen möglich

Nachrichten

Alle Rollen

Das interne Nachrichtensystem ermöglicht direkte Kommunikation zwischen allen Benutzern. Das Badge in der Seitenleiste zeigt die Anzahl ungelesener Nachrichten.

  1. Tab „Posteingang" für eingehende Nachrichten
  2. Tab „Gesendet" für gesendete Nachrichten
  3. Über „Neue Nachricht" Empfänger wählen und schreiben

Terminkalender

Alle Rollen

Der Kalender zeigt Termine der gesamten Einrichtung. Mitarbeiter können Termine anlegen und bearbeiten. Das Badge zeigt Termine der nächsten 7 Tage.

  • Termine mit Titel, Datum, Uhrzeit und optionaler Beschreibung
  • Alle Rollen können den Kalender lesen
  • Bearbeiten/Löschen nur für Mitarbeiter
🍽️

Speiseplan

Alle Rollen

Unter Verpflegung → Speiseplan wird der wöchentliche Speiseplan gepflegt. Mitarbeiter können Mahlzeiten eintragen und bearbeiten. Eltern können den Speiseplan einsehen.

  • Tagesansicht mit Frühstück, Mittag, Nachmittag
  • Wochennavigation über Pfeile
👥

Mitarbeiter

Admin Leitung Erzieher

Dienstplan

Der Dienstplan zeigt die Wochenplanung aller Mitarbeiter in einer Kalenderansicht. Navigation über Pfeile oder Datumsauswahl.

  • Sollplan – geplante Schichten (Regulär, Frühdienst, Spätdienst, Bereitschaft)
  • Istplan – tatsächlich geleistete Zeiten
  • Abwesenheiten – Urlaub, Krankheit, Fortbildung
  • Arbeitszeitkonto – Saldo aus Soll und Ist

Schichten werden über ein Modal mit Mitarbeiter, Wochentag, Von/Bis und Schichttyp angelegt.

Team

Unter Mitarbeiter → Team werden alle Mitarbeiterprofile verwaltet (Name, Rolle, Kontaktdaten, Qualifikationen). Neue Mitarbeiter werden über die Benutzerverwaltung angelegt und erscheinen dann hier.

📊

Auswertungen

Admin Leitung Erzieher

Berichte & Statistiken

Übersichten zur Auslastung, Anwesenheitsquoten und Dokumentationsstand. Filterbar nach Zeitraum und Gruppe.

  • Übersicht – Gesamtstatistiken der Einrichtung
  • Anwesenheit – Anwesenheitsquoten pro Kind und Zeitraum
  • Dokumentation – Stand der Beobachtungen und Berichte

Export & Backup

Daten können als CSV oder JSON exportiert werden. Nur für Administratoren und Leitung verfügbar.

DSGVO & Nachweise

Admin Leitung Erzieher Eltern

Digitale Bestätigungen

Unter DSGVO & Nachweise → Bestätigungen können Unterweisungen, Elternbriefe, Hausordnungen und andere Dokumente digital bestätigt werden. Alle Bestätigungen sind revisionssicher gespeichert – sie können nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden.

Ablauf für Admin & Leitung

  1. Auf + Neue Anfrage klicken
  2. Titel, Beschreibung, Typ (z. B. Unterweisung) und Zielgruppe wählen
  3. Optional: Frist setzen
  4. Nach dem Erstellen erscheint die Anfrage mit einem Fortschrittsbalken: wie viele der Zielgruppe haben bereits bestätigt
  5. Über Details sehen Sie die vollständige Liste mit Name, Rolle und exaktem Zeitstempel jeder Bestätigung

Ablauf für Mitarbeiter & Eltern

  1. Offene Bestätigungen erscheinen automatisch auf dem Dashboard-Widget und im Bereich Bestätigungen
  2. Auf ✓ Bestätigen klicken – ein Bestätigungsdialog erscheint
  3. Nach der Bestätigung wird der Eintrag als erledigt markiert (grünes Badge mit Zeitstempel)

Sicherheits- & Revisionsprinzipien

  • Jede Bestätigung speichert: vollständiger Name, Rolle, Zeitstempel und den Dokumenttitel zum Zeitpunkt der Bestätigung
  • Einmal erstellte Bestätigungseinträge können nicht verändert werden (kein UPDATE/DELETE auf der Datenbank)
  • Anfragen ohne Bestätigungen können von Admin/Leitung deaktiviert werden; Anfragen mit Bestätigungen sind dauerhaft archiviert
  • Sidebar-Badge zeigt jederzeit die Anzahl ausstehender Bestätigungen
Tipp: Nutzen Sie die Bestätigungsfunktion für wiederkehrende Unterweisungen (Hygiene, Erste Hilfe) sowie für Elternbriefe, die eine nachweisbare Kenntnisnahme erfordern.

Audit-Log

Der Audit-Log unter DSGVO & Nachweise → Audit-Log protokolliert automatisch alle relevanten Änderungen in der Anwendung. Er ist nur für Admin und Leitung sichtbar.

Was wird protokolliert?

  • Kinder – Anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren
  • Benutzer – Anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren
  • Anwesenheit – Statusänderungen (anwesend, krank, abwesend, Urlaub)

Filter & Suche

Der Log kann nach Bereich (Kinder, Benutzer, Anwesenheit …), Mitarbeiter und Datumsbereich gefiltert werden. Bei mehr als 50 Einträgen wird automatisch paginiert.

DSGVO-Konformität

  • Einträge sind unveränderlich – kein nachträgliches Bearbeiten oder Löschen
  • Jeder Eintrag enthält: Zeitstempel, Bereich, Aktion, betroffener Datensatz, ausführende Person mit Rolle
  • Optionale Details (z. B. gesetzter Status) werden als JSON gespeichert
🏢

Leitungscockpit

Admin Leitung

Das Leitungscockpit fasst alle Steuerungs- und Auswertungswerkzeuge für Einrichtungsleitung und Träger an einem Ort zusammen. Es gliedert sich in drei Tabs: Personaldeckung, Qualifikationen und Trägercockpit.

Personaldeckung (Soll-Ist-Vergleich)

Der Tab Personaldeckung zeigt für jede Arbeitswoche, ob die Mindestbesetzung an jedem Tag erreicht wird.

  • Grüne Karte → Mindestbesetzung erfüllt
  • Gelbe Karte → Mindestbesetzung knapp (genau Minimum)
  • Rote Karte → Mindestbesetzung unterschritten (Engpass)

Die Mindestbesetzung pro Wochentag kann unter „Mindestbesetzung anpassen" konfiguriert werden. Die Woche kann mit den Pfeil-Buttons navigiert werden.

Mindestbesetzungswarnung im Dienstplan

Sobald im Dienstplan eine Woche geladen wird, prüft das System automatisch die Personaldeckung. Tage mit Engpass werden im Dienstplan mit einem roten Badge Engpass markiert.

Qualifikationsmatrix

Der Tab Qualifikationen zeigt alle Mitarbeiter mit ihren Zertifikaten und Ablaufdaten in einer Übersichtsmatrix.

  • Gültig – Zertifikat vorhanden und noch nicht abgelaufen
  • Bald fällig – Zertifikat läuft in den nächsten 60 Tagen ab
  • Abgelaufen – Zertifikat abgelaufen oder nicht vorhanden

Über „Matrix drucken" wird die Qualifikationsmatrix als druckfertige Übersicht ausgegeben (PDF-Export über Browser-Dialog).

Träger-KPIs (Monatsbericht)

Der Tab Trägercockpit liefert eine Monatsauswertung für Leitungs- und Trägergespräche:

  • Kinder – Anzahl aktive Kinder im gewählten Monat
  • Mitarbeiter – Anzahl aktive Mitarbeiter
  • Anwesenheitsquote – Anteil anwesender Kinder an allen Tagen
  • Krankheitsquote – Anteil kranker Kinder
  • Dienstschichten – Gesamtanzahl geplanter Schichten
  • Ablaufende Zertifikate – Anzahl Zertifikate, die in den nächsten 90 Tagen ablaufen

Mit dem Button „Trägerbericht drucken" werden alle KPIs als druckfertiger Bericht ausgegeben. Der Monat kann mit den Pfeil-Buttons navigiert werden.

KI & Dokumentation

Admin Leitung Erzieherin

Die Phase-C-Module unterstützen Fachkräfte beim Schreiben von Beobachtungen und Berichten, helfen beim Wiederfinden von Dokumenten und erinnern an Termine und Fristen.

KI-Formulierungshilfe

Beim Erstellen von Beobachtungen und Entwicklungsberichten erscheint der Button ✨ KI neben dem Textfeld. Damit öffnet sich ein Hilfsfenster:

  1. Stichpunkte oder einen Rohentwurf in das obere Textfeld eingeben
  2. „✨ Formulierung generieren" klicken
  3. Den generierten Text im unteren Textfeld prüfen
  4. „↩ Übernehmen" klickt den Text in das Formularfeld ein
Die KI benötigt einen konfigurierten CLAUDE_API_KEY im Backend. Ohne API-Schlüssel erscheint eine Fehlermeldung – alle anderen Funktionen arbeiten weiterhin ohne KI.

Strukturierte Vorlagen

Über den Button 📋 Vorlage neben einem Textfeld kann eine vorgefertigte Vorlage geladen werden. Es öffnet sich ein Picker mit:

  • System-Vorlagen (7 vorinstallierte Vorlagen für Motorik, Sprache, Sozialverhalten, Halbjahresbericht, Entwicklungsgespräch, Eingewöhnung)
  • Eigene Vorlagen (unter KI & Dokumentation → Vorlagen erstellt)

Klicken auf eine Vorlage übernimmt den Inhalt sofort in das Textfeld (bestehenden Text wird ersetzt).

In der Vorlagen-Verwaltung können eigene Vorlagen erstellt, bearbeitet und gelöscht werden. System-Vorlagen sind schreibgeschützt.

Wiedervorlagen

Unter KI & Dokumentation → Wiedervorlagen können Termine und Aufgaben mit Fälligkeitsdatum hinterlegt werden.

  • Überfällige Wiedervorlagen erscheinen rot markiert
  • Das Dashboard-Widget zeigt Anzahl überfälliger und diese Woche fälliger Einträge
  • Der Sidebar-Badge (rote Zahl) zeigt die Anzahl überfälliger Wiedervorlagen
  • Über wird eine Wiedervorlage als erledigt markiert (✓)

Volltextsuche

Über KI & Dokumentation → Suche kann der gesamte Text aller Beobachtungen und Entwicklungsberichte durchsucht werden. Suchergebnisse werden nach Typ gruppiert angezeigt, der Suchbegriff wird gelb hervorgehoben.

Zeitverlauf-PDF

In der Dokumentationsansicht erscheint der Button 📄 Zeitverlauf, sobald ein Kind ausgewählt ist. Er erzeugt eine chronologische Druckansicht aller Beobachtungen und Berichte dieses Kindes – ideal als Grundlage für Entwicklungsgespräche.

💶

Finanzen

Admin Leitung

Elternbeitrags-Übersicht

Unter Finanzen → Elternbeiträge werden die monatlichen Beiträge pro Kind verwaltet und Zahlungen nachverfolgt.

Beitrag für ein Kind hinterlegen

  1. In der Monatsübersicht auf das ✏️-Symbol beim gewünschten Kind klicken
  2. Beitragsart (z. B. Staffel A), monatlichen Betrag und „Gültig ab"-Datum eintragen
  3. „Speichern" klicken

Zahlungen erfassen

  • Über „Als bezahlt" (✓-Button) wird der aktuelle Monat direkt als bezahlt markiert
  • Über das 💳-Symbol öffnet sich das Zahlungs-Modal für detaillierte Eingaben (Betrag, Datum, Notiz)
  • Der Status wechselt automatisch auf Überfällig, wenn ein Monat unbezahlt geblieben ist

Monatsübersicht

Oben in der Seite können Jahr und Monat gewählt werden. Die Zusammenfassungskarten zeigen:

  • Fällig – Summe aller Beiträge im gewählten Monat
  • Eingegangen – Summe der bezahlten Beiträge
  • Offen / Überfällig – Differenz und überfällige Posten

Mit dem Button „Zahlungen anlegen" werden für alle Kinder mit hinterlegtem Beitrag automatisch Einträge für den gewählten Monat erstellt.

Eltern-Ansicht

Eltern sehen ihren monatlichen Beitrag auf der Seite „Mein Kind" – nur den eigenen Betrag, keine anderen Kinder.

Filtern Sie die Übersicht mit den Buttons Alle · Offen · Bezahlt · Überfällig, um schnell offene Posten zu finden.
⚙️

Administration

Admin Leitung

Gruppen verwalten

Gruppen anlegen, umbenennen und löschen. Gruppen werden im Kinderprofil zur Zuordnung verwendet.

Benutzerverwaltung

Admin

Hier werden alle Benutzerkonten verwaltet:

  1. Auf „+ Benutzer anlegen" klicken
  2. Name, E-Mail, Passwort und Rolle eingeben
  3. Bei Eltern: Verknüpfung mit dem zugehörigen Kind über „Kind zuweisen"
  4. Speichern

Bestehende Benutzer können bearbeitet, deaktiviert oder gelöscht werden. Passwörter können jederzeit zurückgesetzt werden.

Eltern-Accounts müssen einem Kind zugeordnet werden, damit die Eltern-Ansicht korrekt funktioniert.

Einstellungen

Admin

  • Dark Mode – dunkles Farbschema aktivieren/deaktivieren
  • Beobachtungs-Badge – Sidebar-Badge für neue Beobachtungen ein/aus
  • Kalender-Badge – Sidebar-Badge für bevorstehende Termine ein/aus
  • App-Version – aktuell installierte Version
📋

Online-Aufnahmeformular

Öffentlich zugänglich unter /anmeldung.html

Das Aufnahmeformular kann Eltern als Link zugeschickt werden. Es erfordert keinen Login und ist in drei Schritte gegliedert:

  1. Kind – Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Betreuungsbeginn, Betreuungsumfang
  2. Kontakt – Erziehungsberechtigter 1 (Pflicht) und optional Erziehungsberechtigter 2
  3. Details – Allergien, medizinische Hinweise, Sonstiges, Datenschutzzustimmung

Nach Absenden erscheint eine Bestätigung. Die Anfrage landet im Admin-Review-Panel in der Kinderliste.

Aufnahmeanfragen bearbeiten

In der Kinderliste gibt es oben rechts den Button „Anfragen" mit einem Badge für neue Einträge.

  • Akzeptieren – Kind wird automatisch in die Kinderliste übernommen
  • Ablehnen – Anfrage bleibt archiviert
  • Löschen – Anfrage wird endgültig entfernt
Der Link zum Formular lautet: https://[ihre-domain]/anmeldung.html
👪

Eltern-Zugang

Eltern

Eltern erhalten einen eigenen Account mit eingeschränktem Zugriff. Sie sehen ausschließlich die Daten ihres eigenen Kindes.

Mein Kind

Die Seite „Mein Kind" zeigt:

  • Heute – aktueller Anwesenheitsstatus mit farbigem Badge
  • Nächste Termine – die nächsten drei Termine aus dem Kalender
  • Kind-Infos – Gruppe, Alter, Allergien (falls hinterlegt), Foto-Einwilligung
  • Kind abmelden – Formular für Online-Abmeldung (Grund + Datumsbereich)
  • Meine Abmeldungen – Liste geplanter Abmeldungen, stornierbar
  • Monatsbeitrag – aktuell hinterlegter Elternbeitrag (wenn gepflegt)

Kommunikation

Eltern haben Zugriff auf Pinnwand (lesen), Nachrichten (senden und empfangen) und Terminkalender (lesen).

Eltern-Account einrichten

  1. In der Benutzerverwaltung neuen Benutzer anlegen, Rolle: Eltern
  2. Unter „Kind zuweisen" das zugehörige Kind verknüpfen
  3. Login-Daten an die Eltern weitergeben